Rastreabilidade alimentar: como localizar um lote de farinha do fornecedor em 2 minutos

Qualquer operador do setor alimentar tem de conseguir identificar:

• Quem lhe forneceu cada matéria-prima (fornecedor + contactos).
• O quê: natureza do produto, número de lote, data de entrega.
• A quem vendeu (apenas para as vendas B2B).

Em caso de alerta sanitário (recolha de produto), tem de conseguir responder à pergunta: "Em que produtos utilizou a farinha do lote X entregue no dia Y?" A resposta deve chegar em menos de 4 horas.

A maioria das padarias ainda utiliza dossiês de guias de remessa. O problema:

• Encontrar um lote em 6 meses de guias de remessa demora 20 a 40 minutos.
• A ligação ingrediente-receita não existe no papel. Sabe que recebeu farinha T65 lote 2024-0847, mas em que receitas a utilizou?
• As guias perdem-se ou ficam ilegíveis: tinta apagada, folha rasgada, arrumação incorreta.

Responder a uma recolha de produto em 4 horas com dossiês em papel é muito ambicioso.

O princípio: cada fatura de fornecedor digitalizada é ligada automaticamente aos ingredientes em causa. Cada ingrediente é ligado às receitas que o utilizam.

A cadeia de rastreabilidade:

1. Fornecedor → fatura/guia de remessa → lote + data.
2. Ingrediente → ligado às receitas que o utilizam.
3. Receita → ligada aos produtos acabados vendidos.

Quando chega uma recolha, escreve o nome do ingrediente ou o número de lote. Com 2 cliques, tem a lista de todos os produtos em causa e as datas de produção.

Cenário: o seu fornecedor informa-o de que o lote de manteiga BT-2026-0312 entregue no dia 5 de março está potencialmente contaminado com listeria.

Com dossiês em papel:

1. Encontrar a guia de remessa de 5 de março: 10 min.
2. Identificar as receitas que utilizam manteiga: 15 min (de memória).
3. Determinar as datas de produção em causa: 20 min (planeamento em papel).
4. Total: 45 minutos no mínimo, com risco de esquecimento.

Com uma rastreabilidade digital:

1. Pesquisar "BT-2026-0312": 10 segundos.
2. Resultados: todas as receitas + datas de produção listadas.
3. Total: menos de 2 minutos, exaustivo.

Não é preciso informatizar tudo de uma vez. Eis as etapas:

1. Digitalize as suas faturas de fornecedor na receção. Foto ou digitalização, um só gesto.
2. Ligue cada ingrediente ao seu fornecedor no seu programa.
3. As suas receitas já estão introduzidas: a ligação ingrediente → receita já existe.
4. Teste: faça um exercício de recolha interno uma vez por trimestre.

Em 2 semanas de prática, a sua equipa fica autónoma.