Lebensmittelrückverfolgbarkeit: So finden Sie eine Mehlcharge vom Lieferanten in 2 Minuten

Jeder Lebensmittelunternehmer muss Folgendes ermitteln können:

• Wer Ihnen jeden Rohstoff geliefert hat (Lieferant + Kontaktdaten).
• Was: Art des Produkts, Chargennummer, Lieferdatum.
• An wen Sie verkauft haben (nur für B2B-Verkäufe).

Im Fall eines Gesundheitsalarms (Produktrückruf) müssen Sie die Frage beantworten können: „In welchen Produkten haben Sie das Mehl der Charge X verwendet, die am Y geliefert wurde?“ Die Antwort muss in weniger als 4 Stunden vorliegen.

Die meisten Bäckereien verwenden noch Ordner mit Lieferscheinen. Das Problem:

• Eine Charge wiederzufinden in 6 Monaten Lieferscheinen dauert 20 bis 40 Minuten.
• Die Verknüpfung Zutat–Rezept existiert auf Papier nicht. Sie wissen, dass Sie Mehl T65 der Charge 2024-0847 erhalten haben, aber in welchen Rezepten haben Sie es verwendet?
• Die Scheine gehen verloren oder sind unlesbar: verblasste Tinte, zerrissenes Blatt, falsche Ablage.

4 Stunden, um mit Papierordnern auf einen Produktrückruf zu antworten, ist sehr ehrgeizig.

Das Prinzip: Jede gescannte Lieferantenrechnung wird automatisch mit den betroffenen Zutaten verknüpft. Jede Zutat ist mit den Rezepten verknüpft, die sie verwenden.

Die Kette der Rückverfolgbarkeit:

1. Lieferant → Rechnung/Lieferschein → Charge + Datum.
2. Zutat → verknüpft mit den Rezepten, die sie verwenden.
3. Rezept → verknüpft mit den verkauften Fertigprodukten.

Wenn ein Rückruf eintrifft, geben Sie den Namen der Zutat oder die Chargennummer ein. Mit 2 Klicks haben Sie die Liste aller betroffenen Produkte und der Produktionsdaten.

Szenario: Ihr Lieferant informiert Sie, dass die am 5. März gelieferte Butter-Charge BT-2026-0312 möglicherweise mit Listerien kontaminiert ist.

Mit Papierordnern:

1. Den Lieferschein vom 5. März wiederfinden: 10 Min.
2. Die Rezepte identifizieren, die Butter verwenden: 15 Min. (aus dem Gedächtnis).
3. Die betroffenen Produktionsdaten bestimmen: 20 Min. (Papierplanung).
4. Gesamt: mindestens 45 Minuten, mit dem Risiko, etwas zu vergessen.

Mit digitaler Rückverfolgbarkeit:

1. Nach „BT-2026-0312“ suchen: 10 Sekunden.
2. Ergebnisse: alle Rezepte + Produktionsdaten aufgelistet.
3. Gesamt: weniger als 2 Minuten, vollständig.

Sie müssen nicht alles auf einmal digitalisieren. Hier sind die Schritte:

1. Scannen Sie Ihre Lieferantenrechnungen bei der Anlieferung. Foto oder Scan, ein einziger Handgriff.
2. Verknüpfen Sie jede Zutat mit ihrem Lieferanten in Ihrer Software.
3. Ihre Rezepte sind bereits erfasst: Die Verknüpfung Zutat → Rezept besteht schon.
4. Testen Sie: Führen Sie einmal pro Quartal eine interne Rückrufübung durch.

Nach 2 Wochen Praxis arbeitet Ihr Team eigenständig.